Durante los últimos meses se ha generado una enorme confusión alrededor del DECA transporte y de la nueva normativa española que entrará plenamente en vigor el próximo 5 de octubre de 2026. Muchas empresas creen que esta obligación supone la implantación de nuevas plataformas digitales o incluso la sustitución de la documentación habitual de transporte. Sin embargo, la realidad es bastante diferente.
Tras asistir al reciente webinar impartido por expertos del sector y analizar la versión consolidada de la normativa aprobada el 5 de junio de 2026, repasamos los aspectos más importantes que deben conocer cargadores, operadores y transportistas.
El DECA no es un proyecto de digitalización
Uno de los mensajes más repetidos durante la sesión fue que existe una interpretación errónea de la normativa.
El Documento Electrónico de Control no obliga a digitalizar la empresa ni a implantar un TMS, ERP o plataforma específica. Tampoco obliga a sustituir la documentación operativa existente.
De hecho, la posibilidad de generar el documento en formato electrónico ya existía desde 2019. La novedad es que finaliza el periodo transitorio y, a partir del 5 de octubre de 2026, será obligatorio cumplir los requisitos establecidos por la normativa.
Por tanto, asociar el DECA a un proyecto de digitalización del transporte es un error conceptual que puede llevar a inversiones innecesarias.
¿A qué operaciones afecta?
La normativa aplica principalmente al transporte nacional España y a determinadas operaciones de cabotaje.
No está dirigida específicamente al reparto de paquetería ni a la última milla, aunque estos servicios también deberán cumplir los requisitos cuando entren dentro del ámbito regulado.
El DECA no sustituye a la carta de porte
Otro error habitual consiste en pensar que el DECA reemplaza la documentación tradicional.
La carta de porte digital sigue siendo perfectamente válida para acreditar la relación contractual entre las partes. El DECA es un documento diferente y con una finalidad distinta.
Además:
- El DECA no exige firma.
- La matrícula del vehículo es obligatoria.
- Algunos datos obligatorios del DECA no aparecen necesariamente en una carta de porte tradicional.
Por este motivo, muchas empresas podrán seguir utilizando sus modelos actuales de carta de porte añadiendo los elementos específicos exigidos por la normativa.
¿Quién debe emitir el DECA?
La normativa identifica claramente a los responsables.
La responsabilidad recae sobre:
- Quien realiza efectivamente el transporte.
- Quien subcontrata dicho transporte.
En cadenas de subcontratación, el transportista efectivo adquiere un papel fundamental.
La sanción puede afectar a ambas partes si el documento no cumple los requisitos establecidos.
Sin embargo, la norma no especifica expresamente quién debe generar materialmente el fichero electrónico, dejando cierto margen organizativo entre los intervinientes.
¿Cómo debe generarse el documento?
La normativa establece dos requisitos fundamentales.
1. Existencia de una base informática
La empresa debe disponer de una aplicación o sistema informático capaz de almacenar los datos exigidos por el Ministerio de Transportes y generar un fichero electrónico a partir de ellos.
2. Generación y almacenamiento electrónico
El documento debe:
- Incorporar fecha y hora de generación.
- Mantenerse almacenado electrónicamente.
- Poder consultarse remotamente.
- Disponer de una dirección única accesible mediante Internet.
No existe obligación de comunicar al Ministerio dónde se almacena la documentación.
Los documentos permanecen bajo control de la empresa o de su proveedor tecnológico.
El PDF es obligatorio, pero el formato es libre
Uno de los aspectos más relevantes del webinar fue la aclaración sobre el formato.
El documento puede presentarse como un PDF nativo digital.
Características principales:
- PDF generado electrónicamente.
- No puede ser un documento escaneado.
- Debe incorporar fecha y hora de creación.
- Tamaño máximo de 5 MB.
- Debe incluir un código QR transporte (url documento).
- Debe contener una URL única para cada documento.
La normativa no impone un diseño concreto.
Por ello, resulta perfectamente viable reutilizar la plantilla actual de carta de porte e incorporar los datos obligatorios del DECA junto con el código QR.
El QR es el elemento clave para las inspecciones
La filosofía de control cambia radicalmente.
Las autoridades no pretenden revisar documentos en dispositivos del conductor ni acceder manualmente a plataformas empresariales.
Su objetivo será escanear el código QR y acceder directamente al documento.
Por este motivo:
- La URL debe utilizar protocolo HTTPS.
- Debe ser única para cada documento.
- Debe permitir acceso directo al PDF.
- No debe redirigir a páginas intermedias.
- No debe requerir pulsar botones para descargar el fichero.
La descarga debe realizarse de forma inmediata.
¿Debe llevarlo el conductor?
Sí.
El conductor debe disponer de una copia durante el transporte.
La normativa permite:
- Copia digital.
- Copia impresa en papel.
La versión en papel puede seguir utilizándose para otros fines operativos, incluyendo firmas de entrega o pruebas documentales de recepción.
¿Qué ocurre si se modifica el servicio?
Si durante el transporte cambian determinados datos, el documento debe actualizarse.
La normativa permite que el documento modificado mantenga la misma URL o utilice una nueva dirección electrónica.
En ambos casos, el transportista deberá reenviar la versión actualizada al conductor para que disponga siempre de una copia válida durante el servicio.
Agrupación de mercancías
Las operaciones de grupaje o consolidación también fueron objeto de aclaración.
La normativa permite agrupar varias expediciones dentro de un único DECA, simplificando considerablemente la gestión documental para operadores y empresas de distribución.
DECA y eCMR: dos conceptos distintos
La implantación del eCMR España sigue siendo voluntaria.
Actualmente no existe obligación legal de utilizar carta de porte electrónica en España.
Por tanto:
- El DECA no es un eCMR.
- El eCMR no sustituye automáticamente al DECA.
- Son iniciativas distintas con objetivos diferentes.
El futuro se llama eFTI
A partir de julio de 2027 comenzará la aplicación progresiva del reglamento europeo eFTI transporte.
Sin embargo, es importante destacar que:
- eFTI no intercambia documentos PDF.
- Utiliza formatos estructurados de intercambio electrónico de información.
- Las autoridades deberán estar preparadas para recibir información digital.
- Las empresas no estarán obligadas a implantarlo.
Por tanto, el eFTI representa una evolución mucho más profunda que el DECA desde el punto de vista tecnológico.
Recomendación práctica para las empresas
La recomendación transmitida durante el webinar fue especialmente clara.
Lo más sencillo para la mayoría de transportistas consiste en:
- Mantener el documento de transporte habitual.
- Incorporar los campos obligatorios del DECA.
- Añadir un código QR que apunte al PDF almacenado.
- Garantizar el acceso directo mediante una URL HTTPS única.
De esta forma se cumple la normativa DECA 2026 minimizando cambios operativos y evitando desarrollos complejos o inversiones innecesarias.
La conclusión principal es sencilla: el DECA no pretende digitalizar el sector, sino garantizar que la información de control esté disponible electrónicamente cuando las autoridades la necesiten. La clave no está en implantar nuevas plataformas, sino en generar correctamente el documento y hacerlo accesible mediante un QR y una URL única.